GUÍA sobre el Régimen Especial de Agencias de Viajes

???? 5 min

Para cualquier emprendedor dentro del sector de los viajes o incluso para experimentados profesionales, el Régimen Especial de Agencia de Viajes es un concepto que causa desasosiego y muchos quebraderos de cabeza.

Donde ya es un reto complicado establecer un negocio de viajes rentable, competitivo y con continuidad en el tiempo, se le añade un especial régimen para el cálculo de las operaciones a realizar, concretamente para el cálculo del IVA devengado, que dificulta su entendimiento y aplicación en la contabilidad de las agencias de viajes.

El Régimen Especial de Agencia de Viajes ha regulado y clarificado dos cuestiones que se suceden en este sector:

  • La posición de la agencia de viajes al actuar en nombre propio o ajeno de los viajeros o clientes.
  • La utilización, para el producto o servicio a vender, de los denominados bienes entregados o servicios prestados por otras empresas o entes profesionales.

Ambas cuestiones influyen directamente en el modo que una empresa de viajes ha de contabilizar sus operaciones.

A través de este artículo, vamos a dejar bien claro y de un modo sencillo todas las dudas y preguntas que surgen en relación al Régimen Especial de Agencia de Viajes ¡Toma nota!

¿Qué es el Régimen Especial de Agencia de Viajes?

Se trata de una serie de condiciones de carácter obligatorio que definen el entorno de las operaciones realizadas por las agencia de viajes y como estas deben ser contabilizadas.

En palabras sencillas, puede definirse como un “tutorial” que explica como debes realizar tus facturas dependiendo de la naturaleza de la operación, tu posición y la de tus clientes frente a esta.

Este Régimen Especial de Agencia de Viajes no se aplicará a agencias de viajes, organizadores de circuitos turísticos o cualquier profesional que actúe por cuenta ajena y utilice sus propios servicios de transporte u hostelería.

Pero… ¿Cuándo se aplica el Régimen Especial de Agencia de Viajes?

¡Esta es una buena pregunta! Para saber a ciencia cierta cuando a una operación ha de aplicársele el Régimen Especial de Agencia de Viajes, es mandatorio dirigir la mirada hacia la posición de “acción” de la agencia de viajes:

  • Actúa frente al cliente en nombre propio. La agencia de viajes contrata servicios de hostelería o trasporte a las empresas pertinentes y recibe una factura con IVA basado en el Régimen General. Pero estos servicios prestados por la agencia en nombre propio (del cliente) serán facturados con el Régimen Especial a los clientes.
  • Actúa frente al viajero en nombre ajeno. En estos casos la agencia de viajes actúa como mediador entre las empresas de transporte/hostelería y los clientes. Las agencias de viajes expedirán factura repercutiendo el IVA por el servicio de mediación y las empresas de transporte/hostelería enviará su factura (IVA repercutido) a los clientes por sus servicios.

Estos son los dos escenarios clásicos donde es posible identificar la aplicación del Régimen Especial de Agencia de Viajes.

Aunque para dar un poco más de salsa al asunto, desde el 1 de enero de 2015 si el destinatario de las operaciones a realizar es un empresario o profesional (obligado por el régimen especial) con derecho a la deducción del IVA, se les permitirá optar por aplicar el régimen general del IVA. Si cumple con los requisitos de la normativa del IVA, podrá deducir ese IVA Soportado.

Para ello deberá ser previamente comunicado el destinatario confirmando la facturación sin ninguna mención de dicho régimen especial.

¿Cómo facturar por el Régimen Especial?

Llegados a este punto, ya habrás podido hacerte una idea de las situaciones en las que se pueden mover las operaciones de las agencias de viajes.

Queda subrayar que todas las operaciones realizadas fuera de la Unión Europea están exentas del IVA. Tan solo se aplicará la parte proporcional del costo en los países que se deba incluir IVA.

Pero ¿Cómo se factura por el Régimen Especial?

En primer lugar debemos de asumir el cálculo de la base imponible. Según lo dispuesto, esta base imponible debe ser igual al margen bruto de las operaciones. Así pues:

Margen Bruto= Ingresos (sin IVA) facturados al cliente – Costes (IVA incluido) de bienes o servicios adquiridos por la agencia y que redunde en beneficio del viajero

Elementos exentos para el cálculo

  • Toda operación realizada fuera de la U.E.
  • Gastos de teléfono, correspondencia y similares.
  • Cantidades asociadas a cambio de moneda extranjera o compraventa.

En la factura a enviar al cliente deberá quedar bien señalado la mención “Régimen Especial de las Agencias de Viajes”, de este modo el destinatario no podrá deducir el IVA que soporta.

Como Agencia de Viajes no podrás deducir el IVA soportado:

  • En las adquisiciones de bienes y servicios que redunden directamente en beneficio del viajero. Además se impone la clara separación, en el Libro de Registro, de las facturas vinculadas e vinculadas al beneficio del viajero.

¿Y si ponemos un ejemplo?

No hay nada como un buen ejemplo para entender las cosas. A continuación vamos a exponer un supuesto sencillo donde se factura por el Régimen Especial de Agencias de Viajes.

La Agencia Pérez compra en su propio nombre 2 billetes a Chicago por un precio de 450 € + 18€ IVA. Recordemos que este IVA no es deducible. Margen del 25% sobre los costes.

Facturación

Costes IVA incluido: 468€

Margen: 468 *25/100= 117€

IVA del Margen: 117 = 24,57€

Ingresos sin IVA: 585€

Base imponible= 585 – 468 = 117

El IVA para Hacienda será el 21% de 117= 24,57€

Recordamos que si el cliente hubiese sido un empresario o profesional (obligado por el régimen especial) con derecho a la deducción del IVA, se le permite renunciar al Régimen Especial y se le aplicará el régimen general, previa comunicación.

Con el Régimen Especial para Agencias de Viaje se tipifica de un modo más claro las operaciones a realizar y los roles de las partes interesadas, creándose un entorno de aplicación contable mucho más comprensible.